System Ewidencji i Sprzedaży Leków "Sesil-N"

Zainstalowany w kilkudziesięciu Hurtowniach Farmaceutycznych różnych wielkości na terenie województw: bydgoskiego, częstochowskiego, jeleniogórskiego, konińskiego, legnickiego, leszczyńskiego, pilskiego, poznańskiego, toruńskiego, włocławskiego, wrocławskiego.

Geneza powstania systemu Sesil-N

Firma AZP DATUM powstała w 1990r. i od początku głównym polem jej działalności był rynek farmaceutyczny - w szczególności hurtownie farmaceutyczne.
Podstawowym celem jaki firma postawiła przed sobą w 1990r. było stworzenie sprawnego i elastycznego oprogramowania dla hurtowni farmaceutycznych różnych wielkości. Pierwsza wersja takiego systemu powstała w połowie 1990r. pod nazwą Sesil-D (dla systemu operacyjnego DOS), a pod koniec 1991r. gotowa była wersja przeznaczona dla minikomputerów pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego UNIX. Jednocześnie na bazie zdobytych doświadczeń powstawała nowa wersja systemu, przeznaczona do pracy w środowisku sieciowym. Projektowany system miał spełniać wymagania zarówno hurtowni małych, średnich jak i dużych - o wielu stanowiskach komputerowych. Wersja ta została ukończona w połowie 1992r. i otrzymała nazwę Sesil-N.
Na obecną jakość systemu Sesil-N składa się 14 lat doświadczeń zdobytych przez AZP DATUM podczas współpracy z hurtowniami, w których system ten został zainstalowany. W tym czasie został on dostosowany do specyficznych wymagań hurtowni farmaceutycznych. Poprzez elastyczną konfigurację można go z łatwością dostosować do wymogów hurtowni różnej wielkości. System Sesil-N dostosowany jest do współpracy z najpowszechniej stosowanym oprogramowaniem u odbiorców hurtowni. Firma Datum, jako jedna z pierwszych, przy współpracy z autorem programu "Apteka Malickiego" zrealizowała wymianę danych za pomocą dyskietki i modemu pomiędzy hurtownią i apteką. Do tego celu stworzony został w firmie "Datum" format wymiany danych "DATAFARM", który obecnie jest najczęściej i najchętniej używanym formatem do wymiany informacji pomiędzy producentem, hurtownią farmaceutyczną i apteką.

Krótka charakterystyka systemu Sesil-N

System Ewidencji i Sprzedaży Leków Sesil-N powstał z myślą o sprawnej obsłudze hurtowni farmaceutycznych, w zakresie szeroko pojętego obrotu towarem charakterystycznym dla tego typu hurtowni (leki i środki farmaceutyczne).
W systemie Sesil-N główny nacisk położono na sprawną obsługę klienta zamawiającego towar oraz sprawne zarządzanie towarem w magazynach.
Założenia te osiągnięte zostały poprzez elastyczność konfiguracji systemu, co umożliwia automatyzację operacji wykonywanych podczas sprzedaży i zakupu towarów. Bogata ilość łatwych w obsłudze funkcji, umożliwia śledzenie pracy hurtowni.
Podsystem sprzedaży dostosowany jest do realizacji szybkich zamówień telefonicznych i zaprojektowany jest w taki sposób, aby zminimalizować pomyłki, a w przypadku ich zaistnienia umożliwia szybką ich korektę. Ponadto podsystem ten zapewnia bardzo efektywny sposób wydawania towaru z magazynu - w przypadku domówień lub rezygnacji z towaru przez odbiorcę. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy realizacja zamówienia i wydawanie towaru odbywa się w różnych, często oddalonych od siebie pomieszczeniach. System przystosowany est do drukowania specyfikacji magazynowych w miejscu przygotowywania i wydawania towaru - automatyczne rozdzielanie wydruku specyfikacji na różne drukarki - co gwarantuje efektywność i szybkość realizacji tej operacji.
Jedną z wielu możliwości podsystemu sprzedaży - zwiększających szybkość pracy - jest wczytywanie zamówienia za pomocą dyskietki lub modemu - w przypadku modemu system Sesil-N udostępnia obecnie dwie możliwości:

bezpośrednie połączenie modemowe (z programem "Apteka Malickiego"),
pełna wymiana informacji przez sieć POLPAK i INTERNET (m.i. z programami do obsługi apteki firm: "Apteka Malickiego", Kamsoft, Infofarm, Tradis, Euroapteka).

W momencie zakańczania sprzedaży system, na podstawie informacji o kliencie i oprogramowaniu jakie posiada w aptece, automatycznie proponuje zapis faktury na dyskietce, co z kolei znacznie przyspiesza przyjęcie towarów w aptece obsługiwanej przez system komputerowy. System Sesil-N obsługuje wszystkie formaty danych, jakimi posługują się obecnie apteki.

Podsystem zakupów zapewnia sprawne i szybkie przyjmowanie towaru na stan magazynowy w dowolnym momencie, bez konieczności przerywania pracy innych użytkowników. Procedura przyjmowania nowych towarów zapewnia kontrolę danych podczas ich wprowadzania, m.in. stawek VAT, cen (w tym urzędowych), nowych pozycji asortymentu. Moduł zakupów obejmuje również automatyzację zamówień do dostawców wraz z wczytywaniem dostaw we wszystkich znanych formatach oferowanych przez dostawcę.

System Sesil-N wystawia faktury VAT, rachunki uproszczone, dowody przesunięcia, faktury korygujące VAT, rachunki korygujące. Oprócz pełnej obsługi ewidencji i sprzedaży leków, system zapewnia gromadzenie danych na potrzeby księgowości. Zestawienia księgowe uzyskuje się po zamknięciu okresu księgowego, m.in. są to: zestawienia obrotów na rejestrach księgowych, obrót poszczególnymi pozycjami asortymentu, rejestry VAT, kwartalne sprawozdanie do MZiOS. Ponadto, system prowadzi na bieżąco rozliczenia z odbiorcami i dostawcami. Umożliwia to uzyskanie informacji o aktualnym stanie zobowiązań i należności tych kontrahentów. Moduł rozliczeń z odbiorcami sprzężony jest dodatkowo z funkcjami drukującymi faktury sprzedaży, co umożliwia - na żądanie odbiorcy - drukowanie, na specjalnym załączniku do faktury, aktualnego stanu rozliczeń.

System Sesil-N współpracuje w zakresie elektronicznej wymiany danych (dostawy, oferty, listy braków, itp.) ze wszystkimi obecnie używanymi w aptekach programami w szczególności są to programy firm: Kamsoft, Apteka Malickiego, Eurosoft, Tradis, Infofarm. Sesin-N obsługuje wszystkie formaty elektronicznej wymiany danych pomiędzy hurtownią i apteką w szczególności format DATAFARM (najczęściej wykoszystywany), który powstał i jest rozwijany w firmie DATUM. W przypadku rozwoju elektronicznych systemów wymiany danych firma DATUM dostosuje program Sesin-N odpowiednio do tych zmian w ramach opieki programowej.

System Sesil-N przygotowany jest także do pełnej obsługi zamówień modemowych przesyłanych siecią POLPAK lub siecią INTERNET.

Plany rozwojowe systemu Sesil-N

System Sesil-N podlega ciągłemu rozwojowi w dwóch płaszczyznach:

technologicznej - do przygotowania wersji komercyjnej systemu Sesil-N stosowane są najnowsze wersje narzędzi programistycznych renomowanych firm (Alaska Xbase++, Computer Associates, Microsoft, Inprise - Borland, Advantage Systems). Przy aktualizacji kodu programu stosowane są nowe rozwiązania w technologii oprogramowania.
merytorycznej - program wzbogacany jest o nowe funkcje - w bieżącej fazie zaawansowania systemu są to zmiany wynikające z dostosowania programu do indywidualnych wymagań hurtowni, a także na bieżąco aktualizowany w zakresie zmian przepisów dotyczących pracy Hurtowni Farmaceutycznej

Rozwój w płaszczyźnie technologicznej ma na celu po pierwsze: zwiększenie efektywności kodu programu, po drugie: polepszanie komfortu pracy z systemem poprzez zastosowanie nowych technik programowania. Rozwój systemu Sesil-N postępował wraz z rozwojem nowych technologii. W tym zakresie trwają prace nad stworzeniem wersji systemu z pełnym interfejsem graficznym. Pozwoli on na dostarczenie użytkownikom narzędzi umożliwiających uzyskiwanie przejrzystych wykresów na ekranie i w postaci wydruku, obrazujących funkcjonowanie hurtowni. Zastosowanie interfejsu graficznego wiąże się jednak z większymi wymaganiami dotyczącymi parametrów komputerów. Dlatego też, do czasu, gdy szybkie i stosunkowo tanie komputery nie będą powszechnie dostępne, rozwijana będzie również wersja bez interfejsu graficznego, spełniająca wymagania bardzo szybkiej obsługi klienta na obecnie powszechnie dostępnym sprzęcie komputerowym.

Rozbudowa możliwości systemu Sesil-N jest kontynuowana wraz ze zmieniającymi się przepisami dotyczącymi działalności hurtowni farmaceutycznych oraz potrzebami klientów. Pragniemy zaznaczyć, że żaden z użytkowników systemu Sesil-N nie był zmuszony do przerwania pracy hurtowni z winy oprogramowania w przypadkach takich zmian jak: denominacja, wprowadzenie podatku VAT, wprowadzenie stawki VAT 2% i 4%.

Instalacja i serwis systemu Sesil-N

Firma Datum s.c. zapewnia pełne wdrożenie systemu Sesil-N, a mianowicie dokładne przeszkolenie personelu hurtowni w zakresie obsługi programu oraz - na życzenie - asystę podczas pierwszych dni sprzedaży. W ramach wdrożenia, o ile jest to życzeniem klienta, oferowana jest pomoc przy organizacji pracy w hurtowni pod kątem wykorzystania nowego systemu, jak również doradztwo w zakresie sprzętu komputerowego. Jest to istotne w sytuacji, gdy w hurtowni nie korzystano dotychczas z systemu komputerowego, lub istniejący nie spełniał wymogów - szczególnie w płaszczyźnie organizacyjnej.

W ramach podstawowego serwisu systemu firma AZP DATUM zapewnia ciągłą pracę hurtowni pod względem bezawaryjnej pracy systemu Sesil-N oraz ciągłą konsultację i pomoc telefoniczną. Oferowane są też rozszerzone formy współpracy, gwarantujące klientowi otrzymywanie co pewien czas nowych wersji programu. Klient może mieć także wpływ na poszerzanie możliwości systemu i jego dopasowanie do specyficznych potrzeb hurtowni.

Zainteresowanym instalacją nowoczesnego systemu komputerowego do obsługi Hurtowni Farmaceutycznej, firma Datum s.c. umożliwia instalację wersji demonstracyjnej systemu Sesil-N, wraz z obecnością przedstawiciela firmy, w celu szczegółowej prezentacji programu.

Wymagania stawiane systemowi do obsługi Hurtowni Farmaceutycznej

W poniższej tabeli przedstawione są najważniejsze założenia, które - wg naszych klientów - powinien spełniać komputerowy system do obsługi Hurtowni Farmaceutycznej.

Założenia	Cechy Systemu "Sesil-N"
Zadowolenie klientów:
szybka realizacja zamówień telefonicznych, dogodny układ danych na wydrukach, możliwość wymiany danych pomiędzy komputerami w hurtowni i aptece. możliwość bardzo szybkiego przyjmowania dostaw oraz składanie zamówień do dostawcy w postaci elektronicznej	Liczba operacji, które musi wykonać operatorka w celu sprzedania jednej pozycji została zredukowana do minimum. Komputer dostarcza maksimum informacji, o które może zapytać klient. Faktury zawierają m.in. ceny (netto i brutto) przed i po rabacie, na życzenie proponowane ceny detaliczne netto lub brutto. Sesil-N zawiera działające podsystemy obsługi wymiany danych za pomocą modemu oraz dyskietek. W tej chwili wymiana danych odbywa się w najbardziej popularnych formatach rozpoznawanych przez programy apteczne. wczytywanie i zapisywanie w formatach Datafarm, Farma'94 i innych na życzenie klienta. UWAGA: wymaga to dostosowania oprogramowania po stronie dostawcy.
Stałe monitorowanie:
kompletności oferty asortymentowej oraz wartości zapasu magazynowego, wierzytelności odbiorców oraz zobowiązań wobec dostawców, skuteczności sprzedawców.	Koordynacja zakupów. Bieżąca kontrola stanu finansowego hurtowni i wiarygodności finansowej klientów. Może działać jako system motywacyjny.
Czynniki zwiększające zysk:
łatwość ekspansji terytorialnej, elementy poprawiające rotację towaru.	Mechanizm uzgadniania numeracji leków, odbiorców, dostawców i płatników w systemach komputerowych jednostek współpracujących. Mechanizm koordynacji zamówień do dostawców zawierający: raporty obrazujące dynamikę zmian stanów magazynowych, ewidencję towaru w drodze, porównywanie dostaw ze złożonym zamówieniem
Otwartość systemu komputerowego:
sprzężenie z preferowanym systemem finansowo-księgowym, współpracy z arkuszami kalkulacyjnymi, raporty dla MZiOS, raporty dla IMS.	Płynna wymiana danych w formatach dogodnych do odczytu przez wszystkie systemy F-K. Możliwe jest rozliczanie odbiorców bądź przez system Sesil-N (przed transmisją danych) lub przez system F-K (po transmisji danych). Sesil-N umożliwia transfer dowolnych danych zawartych w tabelach do arkusza kalkulacyjnego, np. MS-Excel Raporty są wymagane jako warunek zachowania koncesji. Dostarczanie firmie IMS Poland zestawień odnośnie sprzedaży, daje możliwość uzyskania danych porównawczych dotyczących sprzedaży poszczególnych rodzajów asortymentu na rynku lokalnym i w okolicznych województwach. Analiza tych danych pozwala ocenić skuteczność działania hurtowni na tle konkurencji.
Zgodność z obowiązującymi przepisami, sprawny serwis i stała opieka programowa.	Programy naszych klientów są aktualizowane w cyklu miesięcznym. Żadna z hurtowni pracujących w naszym programie nie odnowotowała, ani jednego dnia przestoju m.in.: 1993.07.04 (wprowadzenie VAT-u) 1995.01.01 (denominacja) 1998.01.01 (wprowadzenie stawki VAT 2%) 1999.01.01 (wprowadzenie stawki VAT 4%)

Broszura z informacjami o Sesil-N (format PDF, 100 kB)